Politica de Etica

Cuprins:

Abordarea MB Distribution în combaterea corupției
Cadrul de reglementare
Politica de Etică în afaceri a MB Distribution

3.1. Obiective și domeniul de aplicare

3.2. Proceduri de adoptare și implementare

3.3. Procedura de semnalare

3.4. Încălcări ale normelor

3.5. Educație și Conștientizare

3.6. Auditare și Îmbunătățire continuă

3.7. Sancțiuni

Domenii sensibile

4.1. Intermediari și furnizori

4.2. Relațiile cu Adminstrația Publică

4.3. Cadouri și cheltuieli de recreere

4.4. Sponsorizări și promoții

4.5. Resurse Umane

4.6. Plăți de facilitare

5.Protecția împotriva corupției

Răspunderea pentru separarea intereselor personale de responsabilitățile de afaceri
Fluxuri de informații

Comportamentul etic, responsabil, bazat pe fidelitate, corectitudine și transparență este unul dintre principalele componente ale succesului companiei Societății MB Distribution S.R.L., denumită în continuare – MBD.

Noi toți ne-am angajat să apărăm valorile noastre în fiecare zi. Aceste valori reprezintă fundația culturii societății noastre, care este axată pe deservirea pieței premium. Din acest motiv, cultura noastră este, de asemenea, o valoare ”premium”, fiind reprezentată nu doar de serviciile noastre, dar și de comportamentul nostru.

Suntem convinși că avem răspunderea să ne desfășurăm activitatea în conformitate cu regulile din țările de origine ale furnizorilor noștri, distingându-ne ca o societate capabilă să promoveze valorile ce permit acțiunile noastre, prin aplicarea lor în comunitățile unde funcționăm.

MBD s-a angajat să combată corupția și să o respingă în toate contextele, formele și modalitățile ce pot apărea.

Cunoașterea mediului în care riscul corupției este latent și propovăduirea unei conduite exemplare trebuie să continue cu distingerea angajamentului nostru zilnic, ce urmărește să protejeze bunul nostru cel mai de preț: integritatea noastră.

Etica în afaceri a MB Distribution definește valorile, principiile și responsabilitățile la care MBD subscrie în combaterea corupției.

Abordarea MBD în combaterea corupției

MBD se angajează să promoveze o conduită de afaceri etică şi responsabilă, în conformitate cu legile, reglementările, standardele şi recomăndările aplicabile în România.

MBD şi-a însuşit principiile United Nations Global Compact¹ şi susţine Transparency International².

În conformitate cu Principiile de afaceri ale Transparency International şi cu principiile prezentate în Global Compact, conform cărora întreprinderile se angajează să lupte împotriva corupţiei sub toate formele, inclusiv şantajul şi mita, MBD îşi confirmă angajamentul faţă de lupta împotriva corupţiei prin implementarea Politicii de Etică în afaceri a MB Distribution (denumit în continuare şi „Politica MBD”).

Etica în afaceri a MB Distribution a fost adoptată în vederea stabilirii unui cadru de referinţă pentru consolidarea luptei „anticorupţie”.

Politica de Etică în afaceri a MB Distribution este bazată pe următoarele angajamente:

Angajamentul de combatere a corupției:

”MBD nu tolerează niciun tip de corupţie, sub orice formă sau mod, în orice jurisdicţie, nici măcar acolo unde acest tip de activităţi sunt admise, tolerate sau nu sunt urmărite în justiţie.

Din aceste motive le este interzis angajaților să ofere cadouri sau alte beneficii ce ar putea reprezenta o încălcare a legilor sau care sunt în contrast cu Politica MBD sau, dacă sunt făcute publice, pot prejudicia MBD sau doar imaginea sa.”

Valorile și Codul Etic – Principii de comportament

În acest sens, compania MBD se angajează să nu tolereze niciun tip de corupţie sub orice fel, formă sau în orice mod, în oricare jurisdicţie, nici măcar acolo unde activităţile de acest tip sunt admise, tolerate sau nu sunt urmărite în justiţie.

Politica pentru responsabilitate socială, pentru sănătate, siguranţă şi dreptul muncii, mediu

În raporturile cu reprezentanţii societăţilor, atât româneşti cât şi internaţionale, se interzice angajaților MBD să ofere sau să promită, fie direct sau prin intermediul terților, bani, bunuri sau alte beneficii acestora (sau membrilor famiilor acestora, rudelor prin alianță, partenerilor lor…), în afara relaţiilor comerciale şi instituţionale normale, în condițiile în care banii, bunurile sau alte beneficii au scopul de a obţine avantaje nemeritate, sau să fie în aşa mod încât să creeze o impresie de rea-voință sau incorectitudine. În orice caz, se interzice oferirea sau promiterea de bani, bunuri sau alte beneficii persoanelor sus-menţionate pentru a influenţa pe aceştia să efectueze sau să nu efectueze acțiuni cu încălcarea obligaţiilor lor oficiale sau obligaţiilor de fidelitate, ce astfel creeaza daune entității de care aparțin.

Cod de conduită în ceea ce privește aspectele legate de companie și comunicările acesteia pe piață.

Angajamentul de a respecta legea.

În conformitate cu principille etice ale MBD, angajații MBD se obligă să respecte legile și regulamentele în vigoare în țările în care își desfășoară activitatea MBD. Nicio relație nu va fi începută sau continuată cu o persoană care nu intenționează să respecte acest principiu.

Cod de conduită privind relațiile cu persoanele interne și cu terții

Selecție atentă a terților

Numirea persoanelor care acționează în numele și/sau în contul și/sau în interesul MBD va fi efectuată cu respectarea principiilor de comportament etic adoptate de MBD. Nerespectarea acestei condiții specifice va da dreptul MBD să rezilieze relația contractuală. Toți consultanții, furnizorii și, în general, orice terț care acționează în numele și/sau în contul și/sau în interesul MBD sunt identificați și selectați în mod complet imparțial, autonom și independent. La selecția acestora, MBD va evalua competența, reputația, independența, abilitățile organizaționale și capacitatea acestora de a îndeplini în mod corespunzător și la timp obligațiile contractuale și sarcinile ce le-au fost alocate.

(ii) Atenta monitorizare a activității terților:

Toți consultanții și alte persoane ce deservesc MBD vor acționa întotdeauna, fără nicio excepție, cu integritate și diligență, în deplină conformitate cu toate principiile de corectitudine și legalitate prevăzute în orice cod etic adoptat de aceștia.

Angajamentul de a defini datele contabile:

Managerii și Directorii de departamente, în cadrul îndatoririlor lor și în limitele autorității ce le-a fost conferită, se vor asigura că fiecare tranzacție este:

– legitimă, corectă, autorizată și poate fi verificată;

– înregistrată corect și în mod corespunzător, astfel încât să permită verificarea procesului decizional, de autorizare și de executare;

– susținută de documente întocmite conform legislației în vigoare, care să permită, în orice moment, verificarea caracteristicilor și motivelor tranzacției și identificarea persoanelor care au autorizat, efectuat, înregistrat și verificat tranzacția.

Cod de conduită în ceea ce privește aspectele legate de companie și comunicările acesteia pe

piață.

Angajații MBD și partenerii cu care lucrează MBD – terții, trebuie să respecte aceste principii privind Etica în afaceri a MB Distribution.

Cadrul de reglementare

În ultimii ani, numeroase măsuri au fost adoptate la nivel național și internațional pentru combaterea corupției.

La nivel global, trendul de reglementare impune o înăsprire constantă a sancțiunilor aplicabile fenomenelor de corupție, în baza unor convenții și tratate internaționale ce au scopul de a defini o strategie globală în vederea reducerii diferențelor existente între variatele sisteme juridice naționale.

În acest context, multe țări au adoptat deja legi ce sancționeaza nu doar corupția funcționarilor publici, dar și corupția între societăți economice private.

Ca firmă ce își desfășoară activitatea și colaborează cu entități din țară, cât și din străinatate, MBD se supune legilor care interzic :

– Oferirea sau promisiunea către reprezentanții români sau străini ai Administrației Publice, fie direct sau prin intermediar, de bani, bunuri sau orice fel de alte beneficii cu scopul de a-i determina să facă sau să nu facă un anumit act referitor la atribuțiile lor de serviciu (corupție activă în sectorul public);

– Oferirea sau promisiunea către terți, fie direct sau prin intermediar, de bani, bunuri sau orice fel de alte beneficii cu scopul de a-i determina să facă sau să nu facă un anumit act referitor la atribuțiile lor de serviciu (corupție activă în sectorul privat);

– Solicitarea sau primirea de la terți, fie direct sau prin intermediar, de bani, bunuri sau orice fel de alte beneficii cu scopul de a-i determina să facă sau să nu facă un anumit act referitor la atribuțiile lor de serviciu (corupție pasivă în sectorul privat).

Orice încălcare a acestor reguli ar expune MBD la un prejudiciu important și ireparabil adus reputației sale și la aplicarea unor sancțiuni specifice, chiar și independent de legile și regulamentele țărilor unde actul de corupție a fost realizat. În anumite cazuri, aceste sancțiuni pot duce la interdicția completă a activităților comerciale ale MBD în țara respectivă.

Politica de Etică în afaceri a MB Distribution

3.1 Obiective și domeniul de aplicare

Angajamentul MBD de combatere a corupției este manifestat prin Politica de Etică în afaceri a MB Distribution, ce se bazează pe respingerea oricărei acțiuni de corupție, în toate formele sale directe și indirecte, atât în sectorul public, cât și cel privat, și în același timp se obligă să respecte toate legile, inclusiv legile anticorupție.

Acest document are ca scop să ofere un cadru de referință a politicilor anticorupție adoptate de MBD.

Angajamentul MBD de combatere a corupției presupune și adoptarea măsurilor de prevenire a spălării banilor şi a finanţării terorismului şi, în acest scop, pe bază de risc, MBD aplică măsuri-standard, simplificate sau suplimentare, de cunoaştere a clientelei, care să permită identificarea, după caz, şi a beneficiarului real.

Măsurile standard de cunoaștere a clientelei se vor aplica:

– la stabilirea unei relaţii de afaceri;

– la efectuarea tranzacţiilor ocazionale în valoare de cel puţin 10.000 euro ori echivalent, indiferent dacă tranzacţia se realizează printr-o singură operaţiune sau mai multe operaţiuni ce par a avea o legătură între ele;

– când există suspiciuni că operaţiunea în cauză are drept scop spălarea banilor sau finanţarea actelor de terorism;

– dacă există îndoieli privind veridicitatea sau pertinenţa informaţiilor de identificare deja deţinute despre client.

MBD are obligația legală, în situatia în care comercializează bunuri şi/sau servicii, în măsura în care acestea au la bază operaţiuni cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro, indiferent dacă tranzacţia se execută printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni ce par a avea o legătură între ele, să raporteze către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor – ONPCSB – respectivele tranzacții. Raportarea se va face prin intermediul persoanei desemnate.

Evitarea spălării banilor și finanțarea activităților teroriste

Trebuie să respectăm legile aplicabile care interzic spălarea banilor și finanțarea terorismului. MBD a implementat politici și procese pentru a ajuta la prevenirea și detectarea activităților neadecvate sau suspecte. Angajații care sunt responsabili pentru efectuarea sau primirea plăților în numele MBD trebuie să se protejeze împotriva utilizării fondurilor, produselor și serviciilor noastre în scopuri de spălare de bani, finanțare a terorismului sau alte activități criminale.

Raportați orice tranzacții sau plăți suspecte sau adresați întrebări managerului dumneavoastră, Departamentului juridic, dacă este cazul, sau prin alte canale de comunicare ale MBD.

Atenție !

Fiți atent la tranzacțiile suspecte, cum ar fi:

Plăți efectuate în alte valute decât moneda specificată în contract
Plăți în exces și solicitări de rambursare
Transferuri neobișnuite de fonduri către sau de la părți sau țări care nu sunt implicate în tranzacție

3.2. Proceduri de adoptare și implementare

După ce a fost aprobată de către administratorul MBD, Politica de Etică în afaceri a MB Distribution se aplică tuturor angajaților MBD, la orice nivel, precum și tuturor părților ce acționează în numele și/sau în contul și/sau în interesul MBD, sau care au relații de afaceri sau alte relații contractuale cu MBD (în continuare “Destinatari”). Prin urmare, toate aceste părți sunt solicitate să citească Politica de Etică în afaceri a MB Distribution, afișată pe website-ul societății – www.mbd.ro.

Traininguri specifice și programe de informare vor fi planificate la nivelul companiei și vor avea ca țintă angajații existenți, în timp ce toți noii angajați vor semna Politica de Etică în afaceri a MB Distribution.

Destinatarii Politicii MBD (angajați și/sau terți) trebuie să respecte legile și regulamentele aplicabile în țările unde își desfășoară activitatea, precum și procedurile și regulamentele MBD. De asemenea, ei trebuie să prezinte și să exemplifice principiile stabilite în acest document prin angajament și participare zilnică. Doar comportamentul etic responsabil poate sprijini în mod eficient succesul MBD.

Orice modificări ale Politicii MBD sunt supuse aprobării administratorului MBD.

3.3. Politica de semnalare

MBD încurajează respectarea principiilor stabilite în acest document prin promovarea unei culturi deschise a societății, ce nu permite nici o formă de represalii împotriva celor ce semnalează posibile încălcări sau suspiciuni de încălcări ale prevederilor Politicii de Etică în afaceri a MB Distribution.

În orice caz, destinatarii trebuie să raporteze orice solicitare directă sau indirectă de a obține plăți, bunuri, călătorii, asistență personală sau alte beneficii pentru o persoană sau rudele sale sau un alt beneficiar în conformitate cu procedurile MBD de semnalare existente, și în mod specific în conformitate cu Politica de semnalare a Companiei, ce poate fi obținută scriind către etica@mbd.ro

MBD interzice amenințările sau actele de răzbunare pentru (1) raportarea cu bună-credință a potențialelor fapte greșite sau a unui comportament inadecvat, (2) refuzul de a acționa cu încălcarea politicilor si regulamentelor MBD sau a legii sau (3) cooperarea într-o investigație. Dacă credeți că ați fost supus unei răzbunări sau ați primit amenințări cu represalii, raportați acest lucru prin intermediul unuia dintre Canalele de comunicare MBD, iar MBD va lua măsurile corespunzătoare.

3.3.1 Întrebări externe, contacte și comunicări

Afacerea MBD poate fi monitorizată de jurnaliști, consultanți, analiști IT și de securitate, investitori, autorități de reglementare și alții. Aceste persoane vă pot vedea ca având o experiență valoroasă și vă pot cere să le oferiți cunoștințele dvs., cu sau fără compensație. Dacă sunteți contactat, nu le răspundeți în numele MBD fie în persoană, online prin intermediul rețelelor sociale, prin telefon sau în alt mod. În schimb, notificați prompt persoanele din conducerea MBD cu precadere managerul direct iar daca acesta nu este disponibil orice persoana din conducerea MBD, pentru a identifica atât persoana potrivită pentru a răspunde, cât și răspunsul adecvat.

Dacă primiți o solicitare de informații, o notificare legală sau o cerere de audit legată de afacerile MBD de la un client, avocat, anchetator, forță de ordine sau alt oficial guvernamental sau dacă sunteți solicitat să depuneți mărturie în numele MBD într-o procedură judiciară sau înaintea unei agenții legislative sau de altă natură publică trebuie sa contactati Departamentul juridic al MBD.

Trebuie sa aveti in vedere ca nu vă este interzis să comunicați direct cu vreo agenție sau entitate guvernamentală, fără consimțământul prealabil sau notificare către MBD, în măsura permisă de lege și de regulile aplicabile de responsabilitate profesională.

3.3.2 Comunicarile in public și în social media

Când vorbiți într-o adunare publica sau pe rețelele de socializare, trebuie să spuneți clar că faceți acest lucru în nume propriu. Nu dați impresia că vorbiți sau acționați în numele MBD – doar anumite persoane sunt autorizate să facă acest lucru. Orice spuneți sau scrieți în public – de la adunarile in piata orașului până la site-urile de social media – va rămâne accesibil mai mult decât ați dorit și poate fi citit oricând de oricine – indiferent dacă este un client, concurent, coleg, jurnalist, investitor sau organism de reglementare. Când utilizați rețelele sociale, urmați procesul de autorizare al MBD și obțineți aprobarea managerului dumneavoastră înainte de a trimite o solicitare pentru folosirea publică a numelui, mărcilor comerciale sau denumirile produselor MBD.

Chiar dacă participați pur și simplu la un eveniment (nu în calitate de vorbitor), fiți conștient de faptul că nu sunteți autorizat să vorbiți în numele MBD cu mass-media sau cu analiștii/investitorii prezenți. Redirecționați orice întrebări pe care le primiți către managementul MBD pentru a primi autorizare.

3.4. Încălcări ale normelor

Destinatarii ce au suspiciuni sau au cunoștință de încălcări ale Politicii MBD și/sau ale oricărui regulament MBD, sau încălcări ale legilor și reglementărilor anticorupție, trebuie să le raporteze folosind canalele și instrumentele existente, în conformitate cu procedurile ce au fost emise și publicate pe website-ul societății (Politica de semnalare).

Nimeni nu poate fi concediat, suspendat sau discriminat la locul de muncă, în nici un fel, ca o consecință a transmiterii cu bună-credință a oricărei raportări referitoare la încălcarea regulamentelor MBD.

MBD garantează anonimatul semnalantului și își rezervă dreptul de a lua măsurile adecvate împotriva oricărei persoane ce folosește amenințări sau represalii împotriva celor ce au transmis semnalări referitoare la încălcarea normelor.

Dacă Politica de Etică în afaceri a MB Distribution a fost încălcată, se vor aplica sancțiunile impuse de sistemul disciplinar al societății, în conformitate cu regulamentele și contractele colective de muncă, procedurile, legile și reglementările aplicabile în țările în care MBD își desfășoară activitatea.

3.5. Educație și Conștientizare

Destinatarii au obligația de a cunoaște și de a se conforma prevederilor acestui document și legilor anticorupție în vigoare în țările în care își desfășoară activitatea, astfel încât aceștia să poată lua decizii responsabile și să aibă o abordare adecvată a oricărui risc de corupție ce poate apărea în timpul desfășurării atribuțiilor lor.

MBD sprijină și promovează educația adecvată și programe de conștientizare:

Politica de Etică în afaceri a MB Distribution (și completările ulterioare) sunt comunicate către toți angajații și publicate pe intranetul societății.
Comunicarea și activitățile de training au scopul de a garanta familiarizarea cu legile și reglementările anticorupție locale și internaționale, conținutul acestui document și toate celelalte inițiative întreprinse la adresa problematicii anticorupție.
Activitățile de training se adresează angajaților identificați în baza atribuțiilor în cadrul societății și expunerii lor aferente la riscul corupției.

3.5.1. Concurăm, câștigăm în afaceri și îi tratăm pe ceilalți în mod etic

Lucrul cu organizații din afara MBD

Indiferent dacă vindeți, cumpărați sau reprezentați MBD în orice altă calitate, trebuie să procedați etic și legal în relațiile dvs. de afaceri. Acțiunile dumneavoastră pot afecta în mod direct competitivitatea, reputația și conformitatea MBD cu legile în vigoare.

MBD lucrează în mod regulat cu alte organizații – subcontractori, furnizori, consultanți, agenți, parteneri de afaceri MBD și concurenți – și are adesea relații multiple cu aceste companii. Trebuie să înțelegeți aceste relații și să acționați în conformitate cu îndrumările noastre.

Lucrul cu alte părți poate prezenta riscuri – MBD poate fi tras la răspundere pentru comportamentul greșit al altora, cum ar fi agenți, consultanți sau parteneri de afaceri MBD. De exemplu, dacă știm sau avem motive să credem că un Partener de afaceri va oferi sau va accepta o mită,MBD poate fi tras la răspundere, chiar dacă MBD nu autorizează sau nu acceptă asemenea procedeu. Dacă știți sau bănuiți că o altă parte acționează în mod neetic sau ilegal, raportați imediat îngrijorarea dumneavoastră Departamentului juridic al MBD ori managerului direct.

Lucrul cu entități guvernamentale și alte autorități publice locale

MBD poate colabora cu entități deținute sau controlate de guvern (pe care le numim GOE) prin lantul de tranzactii – de exemplu, furnizori, consultanți sau parteneri de afaceri MBD. GOE includ atât entități guvernamentale, cât și întreprinderi de stat.

Entitățile guvernamentale sunt agenții guvernamentale, departamente, sucursale, agenții și întreprinderi publice, fie regionale, naționale sau locale, precum și:

Școli, spitale, utilități și alte organizații care oferă servicii publice deținute sau controlate de guvern;
Organizații publice internaționale, cum ar fi Națiunile Unite sau Organizația Mondială a Sănătății; și
Entități care achiziționează conform legilor și reglementărilor privind achizițiile publice.

Întreprinderile de stat pot fi orice alt tip de entitate, chiar și cele care sunt deținute în mod privat sau tranzacționate public, care sunt deținute, controlate, organizate sau sponsorizate de un guvern sau un funcționar guvernamental. Un funcționar guvernamental este un ofițer sau angajat al unui GOE, precum și orice persoană sau entitate privată care acționează în calitate oficială în numele unuia.

Relația cu GOE, reprezentanții acestora și oficialii guvernamentali sau membrii familiei acestora ridică probleme unice de afaceri și de conformitate și trebuie să urmați procesele și controalele stabilite de MBD pentru a vă adresa lor. Înainte de a vă angaja în orice activitate comercială, inclusiv activități de marketing sau vânzări, este responsabilitatea dvs. să determinați dacă partea cu care aveți de-a face este un GOE sau un oficial guvernamental (sau un membru al familiei unuia). Dacă sunteți nesigur, nu ghiciți. Întrebați.

Știați că… ?

Numai proprietatea nu determină statutul unei entități. Întrebați-vă dacă:

Sunt angajații entității funcționari publici
O entitate guvernamentală sau GOE „controlează” entitatea, de exemplu, prin capacitatea de a numi directori sau conducerea superioară sau prin reglementări?
Activitățile sale sunt finanțate de o entitate guvernamentală?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este da, atunci este probabil ca entitatea să fie un GOE.

Lucrul cu furnizorii

MBD lucrează cu mulți furnizori din întreaga lume, cumpărând atât pentru uz intern, cât și pentru a sprijini angajamentele clienților. Atunci când decidem între furnizorii concurenți, indiferent dacă sunteți un profesionist în achiziții sau un om de afaceri implicat într-o decizie de cumpărare, cântărim faptele în mod imparțial pentru a determina cel mai bun furnizor, indiferent dacă este o achiziție mare sau mică.

Nu trebuie să exercitați sau să încercați să exercitați influență pentru a obține un tratament special pentru un anumit furnizor, astfel că trebuie sa evitați conflictele de interese într-o tranzacție de achiziție .

Ca principiu general, MBD nu cumpără sau vinde pe bază de reciprocitate, reciprocitatea poate fi ilegală în anumite situații.

Desigur, clienții MBD pot fi, de asemenea, furnizori pentru MBD și poate fi potrivit ca MBD să ia în considerare celelalte relații ale sale cu un furnizor în unele cazuri.

Lucrul cu partenerii de afaceri MBD revânzătorii și alții

Pentru a ajuta la comercializarea produselor si a prestarii serviciilor, MBD are relații cu multe alte părți, cum ar fi parteneri de afaceri MBD, furnizori independenți, revânzători și integratori de proiecte.

Dacă lucrați cu aceste părți, trebuie sa respectati politicile, procedurile si prezenta politica de etica in afaceri. De asemenea, trebuie să înțelegeți și să respectați orice cerințe specifice atunci când aveți de-a face cu entități guvernamentale și alte GOE.

Relațiile cu concurenții

Legile concurenței, cunoscute și sub denumirea de legi privind monopolul, antitrust, comerțul echitabil sau legile cartelurilor, sunt menite să prevină interferența cu funcționarea unui sistem de piață competitiv.

Atenție !

Schimbul de informații competitive cu angajații unui concurent poate reprezenta incalcarea legislatiei antitrust în anumite circumstanțe.

Conduita interzisă poate include: colaborarea cu alții pentru a fixa prețuri sau a împărți teritorii, monopolizarea ilegală a unei industrii sau abuzul ilegal de o poziție dominantă.

Contactele cu concurenții necesită o atenție suplimentară. Evitați discuțiile sau colaborarea cu privire la informațiile de proprietate sau confidențiale, inclusiv politicile de preț, termenii contractuali, costurile, stocurile, planurile de marketing și de produse, studiile de piață, planurile și capabilitățile de producție și alocarea clienților sau teritoriilor. Astfel de discuții pot fi ilegale.

Dacă un concurent ridică un subiect interzis, opriți imediat conversația și informați concurentul că nu veți discuta aceste aspecte. Dacă concurentul continuă să discute subiectul interzis, părăsiți întâlnirea și raportați imediat incidentul Departamentul juridic al MBD.

Colaborarea cu concurenții creează riscuri. Este responsabilitatea dumneavoastră să înțelegeți regulile care se aplică unor astfel de activități și să evitați subiectele interzise. Obțineți aprobarea prealabilă a managerului dvs. și solicitați sfatul de la Departamentul juridic MBD înainte de a colabora cu concurenți, inclusiv cu partenerii de afaceri MBD concurenți.

Concurența etică

MBD își vinde produsele și serviciile bazat pe un sistem meritoriu. Trebuie sa concurezi puternic in afaceri, dar întotdeauna etic și în conformitate cu politicile noastre și cu legea, indiferent cât de competitiv este mediul.

Nu faceți niciodată declarații false sau înșelătoare despre MBD și produsele și serviciile sale sau alte companii, inclusiv concurenții și produsele și serviciile acestora. Fiți întotdeauna precis, complet și sincer. Asigurați-vă că toate comparațiile cu concurenții sunt fundamentate. În anumite țări, publicitatea comparativă este interzisă sau limitată.

Sunt acceptabile orice comunicari cu concurenții?

Da. MBD și concurenții săi pot participa la conferințe sau întâlniri ale asociațiilor comerciale în care subiecte de interes general sunt discutate fără a încălca legea. Alte contacte acceptabile includ vânzările și achizițiile de la alte companii din industria noastră și participarea aprobată la licitații comune.

Atenție !

Dacă primiți informații confidențiale ale unui concurent (cum ar fi o propunere de preț), din greșeală sau intenționat, de la un client sau o altă parte, nu le revizuiți, nu le distribuiți sau nu le utilizați în alt mod. În schimb, sunați imediat la Departamentul juridic MBD pentru îndrumări despre cum să procedați.

Obținerea și utilizarea informațiilor despre alții

În mediul extrem de competitiv de astăzi, este esențial ca membrii MBD să cunoască și să înțeleagă ofertele concurenților noștri. De asemenea, MBD poate obține informații despre persoane sau organizații, inclusiv concurenți, cu care facem afaceri sau cu care ne angajăm. MBD adună în mod corespunzător acest tip de informații din surse legitime, pentru scopuri legitime, inclusiv extinderea creditului, evaluarea furnizorilor și evaluarea propriilor produse, servicii și metode.

Nu vă implicați și nu facilitați nicio practică necorespunzătoare sau ilegală, cum ar fi interceptarea telefoanelor, supravegherea, piratarea, mita, furtul, încălcarea, utilizarea abuzivă a platformelor sociale sub pretextul de a colecta informații sau a obține secrete comerciale sau informații confidențiale sau sensibile. Nu angajați sau nu plătiți angajații unui concurent pentru a obține astfel de informații. Nu acceptați și nu utilizați informații dacă aveți motive să credeți că au fost obținute în mod necorespunzător sau ilegal.

Tratați informațiile despre alte organizații și persoane cu sensibilitate și discreție. Utilizați-le în contextul adecvat și în concordanță cu scopul pentru care vi s-a oferit accesul la aceste informații. Împărtășiți-le doar celor care au o nevoie legitimă de a le cunoaște. Ori de câte ori este posibil, adunați sau anonimizați informațiile pentru a evita dezvăluirea identității organizațiilor sau persoanelor.

3.6. Auditare și Îmbunătățire Continuă

Funcția de Conformitate asigură sprijin în aplicarea principiilor și regulamentelor edictate de Politica de Etică în afaceri a MB Distribution și monitorizează constant riscul corupției.

Directorii, managerii, directorii de departamente ai companiei auditează și monitorizează conformitatea activă cu principiile și regulamentele impuse de Politica de Etică în afaceri a MB Distribution.

3.7. Sancțiuni

MBD nu va întreprinde nicio acțiune ce încalcă aceste principii și legile și reglementările curente anticorupție din țările în care își desfășoară activitatea.

Dacă un Destinatar se face vinovat de o astfel de încălcare, MBD aplică sancțiunile prevăzute de către sistemul statutar/contractual aplicabil, ce pot ajunge până la încetarea relației de muncă în cazul angajaților.

Domenii sensibile

Destinatarii trebuie să respecte regulile prevăzute în prezentul document și în regulamentele interne, precum și următoarele principii ce permit gestionarea eficientă a domeniilor supuse riscurilor contingente. Aceste măsuri duc la o definire a unui sistem organizațional, de management și control, ce previne posibile practici de corupție.

În orice caz, MBD verifică experiența și calificarea tehnică a diferiților parteneri de afaceri (angajați și oricine acționează în numele și/sau în contul și/sau în interesul MBD, sau întreține relații de afaceri sau alte relații contractuale cu acesta) și verifică dacă nu sunt subiectul vreunei decizii judecătorești referitoare la practici de corupție.

Mai mult, toate activitățile trebuie să fie documentate de evidențe contabile corespunzătoare, susținute de documente ce reflectă corect toate tranzacțiile la un nivel rezonabil de detaliu.

Monitorizarea interdicției privind practicile de corupție este fundamentală și în mod special importantă în următoarele domenii sensibile:

4.1. Intermediari și furnizori

În sprijinul activităților sale, MBD se bazează pe intermediari și furnizori³ ce trebuie să îndeplinească cerințele de integritate și corectitudine profesională recunoscute de MBD.

Relațiile sale cu intermediarii și furnizorii se bazează pe următoarele principii:

Relațiile cu intermediarii trebuie să fie realizate în conformitate cu procedurile existente ale societății.
Intermediarii și furnizorii sunt aleși în baza unui proces de selecție preliminar, desfășurat de persoane cu gândire independentă, cunoștințe și autoritate delegată, în conformitate cu regulamentele MBD.
MBD examinează și verifică experiența și capacitatea tehnică a acestor intermediari și verifică să nu fi fost subiectul unei decizii judecătorești referitoare la practici de corupție.
Contractele se realizează în scris, în conformitate cu standardele MBD.
Pe durata colaborării, intermediarilor și furnizorilor li se solicită să aibă un comportament de afaceri consecvent cu principiile etice ale MBD. Încălcarea acestor principii poate duce la încetarea imediată a contractului.
Plata făcută contractantului trebuie să se bazeze pe documente contabile adecvate, ce permit verificarea consistenței serviciilor cu prevederile contractuale.
Rezultatul procesului de selecție, documentația contabilă și documentele referitoare la contractele făcute cu contractanții trebuie depuse, înregistrate și arhivate în conformitate cu regulile MBD.

4.2. Relațiile cu Administrația Publică „GOE”

În relația cu GOE, destinatarii trebuie să se abțină de la orice acte sau omisiuni ce pot reprezenta chiar și o tentivă de a-i corupe.

Destinatarii trebuie să păstreze o evidență documentată a relațiilor economice cu Funcționarii Publici (de exemplu, cheltuielile de recreere, plata serviciilor efectuate de către Administrația Publică, etc)
Orice cerere făcută de către un Funcționar Public, direct sau printr-un intermediar, pentru obținerea unei plăți, unor bunuri, călătorii, asistență personală sau alte beneficii în favoarea sa sau a membrilor familiei sale, rudelor prin alianță sau partenerilor, sau ca acestea să fie date unui alt beneficiar astfel încât o anumită activitate să fie efectuată sau nu în beneficiul MBD, trebuie raportată imediat superiorului ierarhic sau semnalată la adresa etica@mbd.ro.
Orice cadou (inclusiv găzduirea) acordat pentru scopuri instituționale către membri sau persoane ce au legături cu Administrația Publică, trebuie raportate imediat superiorului ierarhic sau semnalate la adresa etica@mbd.ro.

Motivul de acordare a cadourilor către Funcționari Publici „GOE” trebuie raportat în toate cazurile.

4.3. Cadouri și cheltuieli de recreere

MBD acordă cadouri și suportă cheltuieli de recreere⁴ doar pentru motive instituționale, comerciale și de marketing, în conformitate cu regulile MBD și întotdeauna în conformitate cu legile, practicile comerciale și – dacă există – codurile etice ale firmelor/entităților cu care are relații.

Cadourile și cheltuielile de recreere trebuie gestionate în conformitate cu prevederile legale și în mod special în ceea ce privește următoarele standarde de referință. MBD nu depășește practicile de afaceri obișnuite în zonele în care își desfășoară activitatea atunci când acordă aceste “gratuități” și nu permite nici o formă de cadou ce poate fi înțeleasă ca încurajând efectuarea sau omiterea unor activități specifice referitoare la MBD.
Cadouri sau alte bunuri de valoare moderată pot fi acordate Funcționarilor Publici „GOE” în conformitate cu standardele definite la nivelul companiei⁵, așa cum sunt definite în detaliu în secțiunea “Relații cu Administrația Publică”.
Orice derogări trebuie comunicate în prealabil către Administrator. Nicio derogare nu este permisă în niciun caz pentru cadouri și cheltuieli de recreere ce nu au legătură cu relațiile normale instituționale, comerciale, de marketing și de protocol și/sau de desfășurarea obișnuită a activității de afaceri, și care pot da impresia, în orice fel, că au ca scop să achiziționeze sau să ofere beneficii nedatorate.
Angajaților MBD nu le este permis să accepte cadouri sau orice alt beneficiu ce are mai mult decât o valoare moderata⁵, de la persoane ce au legătură în orice fel cu activitățile societății (furnizori, parteneri, clienți, etc) și care pot da, în orice fel, impresia că au scopul de a achiziționa sau acorda beneficii nedatorate.
Acei angajați care primesc beneficii sau gratuități în afara cazurilor permise, trebuie să informeze șeful lor direct și Departamentul juridic, care vor evalua corectitudinea lor în baza procedurilor societății.
Contabilitatea și documentele de autorizare referitoare la cadouri și cheltuielile de recreere trebuie depuse, înregistrate și arhivate în conformitate cu regulile MBD.

4.4. Sponsorizări și promoții

MBD întreprinde activități promoționale și de sponsorizare⁶ în vederea creșterii recunoașterii numelui și prestigiului mărcilor pe care le comercializează. Destinatarii garantează că scopul urmărit este doar cel declarat.

Activitățile promoționale și cele de sponsorizare trebuie gestionate în conformitate cu legislația și să respecte în special următoarele standarde de referință:

MBD identifică un terț cu care poate dezvolta activități promoționale și de sponsorizare și care îndeplinește criteriile de integritate și corectitudine profesională.
Contractele se fac în scris și vor conține clauze ce întăresc respectarea legislației în materie.
Documentele contabile și documentele referitoare la contractele încheiate cu terți trebuie depuse, înregistrate și arhivate în conformitate cu regulile MBD.

4.5. Resurse Umane

Procesele de recrutare și selecție⁷ respectă, între altele, principiile non-discriminării, imparțialității absolute, autonomiei și evaluării independente, care au rolul să garanteze că decizia finală are ca rezultat selectarea persoanelor celor mai calificate în a deține poziția respectivă și include o ofertă ce este competitivă pe piața de profil, în timp ce garantează acces egal la oportunitățile locurilor de muncă disponibile.

Procesul de angajare trebuie gestionat în mod special cu respectarea procedurilor legale de către persoane ce întrunesc calificările profesionale și de independență pentru a desfășura această atribuție.

În conformitate cu legile și regulamentele aplicabile, candidații trebuie să declare:

– orice relație pe care o pot avea cu Funcționari Publici;

– acțiuni judiciare finalizate împotriva lor;

– orice acțiune civilă sau penală în care sunt implicați și care se referă la activități ilegale.

4.6. Plăți de facilitare

MBD promovează o conduită de afaceri exemplară la nivel global. Prin urmare, nu permite plata, oferirea sau acceptarea de plăți de facilitare, directe sau indirecte⁸, precum, de exemplu, plăți și beneficii de toate felurile și tipurile efectuate în scopul de a accelera realizarea unor servicii obligatorii de către terți față de MBD.

Dacă o plată de facilitate este solicitată, promisă sau oferită, managerul direct și Departamentul juridic al MBD trebuie informați imediat.

Protecția împotriva corupției

MBD interzice mita de orice fel. Nu oferiți și nu dați niciodată nimănui și nu acceptați de la nimeni nimic de valoare, care este sau ar putea fi privit ca mită sau alt beneficiu necorespunzător și nu încercați niciodată să influențați în mod necorespunzător relația acelei persoane sau entități cu MBD fie pentru a obține sau păstra o afacere sau un alt beneficiu. Și nu efectuați astfel de plăți și nu oferiți astfel de beneficii prin alții, cum ar fi agenți, contractori, consultanți, parteneri de afaceri MBD, asociații comerciale sau furnizori.

De asemenea, ne așteptăm ca toți cei cu care interacționăm – inclusiv furnizorii, partenerii de afaceri MBD, agenții, contractanții și consultanții – să nu accepte sau să ofere mită.

Atenție !

Când lucrați cu parteneri de afaceri MBD, furnizori sau alții, urmăriți semnele de avertizare de corupție și mită, cum ar fi:

Discrepanțe în înregistrări sau plăți inexplicabile
Reduceri mari, marjă mare sau prețuri anormal de mari
Lipsa abilităților sau a resurselor pentru a face treaba
Părți fără un scop legitim în contract
Cheltuieli extravagante
Relații personale sau aranjamente de afaceri suspecte

Oferirea și primirea de facilități și cadouri de afaceri

În activitățile noastre de afaceri de zi cu zi, putem oferi și primi facilități obișnuite de afaceri (cum ar fi mese și divertisment) și, în circumstanțe limitate, cadouri, pentru a promova produsele și serviciile MBD, pentru a construi bunăvoință și a consolida relațiile de lucru. Trebuie să urmați politicile MBD și să obțineți aprobările prealabile necesare înainte de a oferi sau de a primi facilități și cadouri de afaceri.

Când oferiți

Obțineți aprobarea managerului direct înainte de a oferi altora facilități de afaceri sau cadouri. Aprobarea financiară și juridică trebuie să fie obținută înainte de a acorda facilități de peste o anumită valoare oficialilor guvernamentali, angajaților entităților guvernamentale, altor GOE sau, în unele țări, angajaților entităților comerciale.

Știați că… ?

Multe jurisdicții restricționează oferirea de facilități sau cadouri, direct sau prin intermediul altora, unui funcționar guvernamental sau unui angajat sau reprezentant al unei entități guvernamentale, altui GOE sau, în unele cazuri, unei părți comerciale. Asigurați-vă că înțelegeți legile anti-mită, regulile etice și cadourile și alte legi care se aplică acolo unde lucrați înainte de a oferi ceva de valoare cuiva. Dacă aveți întrebări, nu ghiciți. Întrebați-vă managerul si Departamentul juridic – aceștia vă pot ajuta.

Angajare și stagii: Nu promiteți și nu furnizați niciodată locuri de muncă sau stagii în scopul obținerii unui avantaj de afaceri sau a unui alt tratament preferențial pentru MBD. Angajarea trebuie să se facă în conformitate cu politicile și procesele aplicabile de resurse umane MBD.

Când primiți

Nici dumneavoastră, nici vreun membru al familiei nu puteți, în mod direct sau prin intermediul altora, să solicitați sau să acceptați de la nimeni bani, cadouri, taxe de recomandare, mese, divertisment, transport, călătorii sau orice alte facilități de afaceri care ar putea influența sau da în mod rezonabil aparența de influență asupra deciziilor de afaceri ale MBD. Dacă dvs. sau membrii familiei dvs. primiți vreun cadou sau facilități de afaceri (inclusiv bani), chiar nesolicitate, notificați-vă managerul și luați măsurile adecvate, care pot include returnarea sau eliminarea a ceea ce ați primit.

Raspunderea pentru separarea intereselor personale de responsabilitățile de afaceri

Acționând pe cont propriu

Viața privată este în mare măsură a dumneavoastră. Cu toate acestea, în calitate de salariat al MBD activitățile dumneavoastră, atât la locul de muncă, cât și în afara acestuia, pot afecta interesele de afaceri ale MBD.

Știați că… ?

Calitatea de membru al consiliului de administrație, al consiliului consultativ sau al unei poziții similare la o altă companie poate duce la un conflict cu interesele MBD. Trebuie să obțineți revizuirea și aprobarea prealabilă din partea conducerii superioare și a Departamentului juridic MBD.

Evitarea conflictelor de interese

Un conflict de interese apare atunci când promovați un interes personal în detrimentul intereselor MBD. Amintiți-vă: un interes personal poate fi un beneficiu direct pentru dvs. sau un beneficiu pentru un membru al familiei sau un prieten apropiat. Depinde de dvs. să evitați orice activitate care creează sau pare să creeze un conflict între interesele dumneavoastră personale și interesele MBD. Dezvăluiți managerului dvs. orice conflict de interese real sau potențial și discutați modalități posibile de a atenua sau elimina conflictul. Responsabilitatea dumneavoastră principală este față de MBD și orice conflict trebuie rezolvat în favoarea MBD.

Furnizor al MBD

Nu aveți dreptul să fiți furnizor al MBD sau să lucrați pentru un furnizor al MBD în nicio calitate – ca angajat, reprezentant, consultant sau membru al consiliului său de administrație sau al unui consiliu consultativ – decât dacă obțineți aprobarea prealabilă a conducerii superioare.

Nu puteți accepta bani sau alte beneficii de orice fel pentru orice sfat sau servicii pe care le puteți oferi unui furnizor în legătură cu afacerile acestuia cu MBD.

Asistarea unui concurent

Oferirea de asistență unui concurent este un conflict de interese evident și nu puteți lucra pentru un concurent al MBD în nicio calitate – ca angajat, reprezentant, consultant sau membru al consiliului său de administrație sau al unui consiliu consultativ.

Angajarea în alte activități exterioare

Orice activitate exterioară, inclusiv lucrul pentru o altă companie sau începerea propriei afaceri, ar putea duce la un conflict de interese dacă, de exemplu, activitatea exterioară concurează cu interesele de afaceri ale MBD sau promovează interesele unei alte companii pe cheltuiala MBD. Este responsabilitatea dumneavoastră să obțineți aprobarea managerului dumneavoastră înainte de a vă implica în activități externe care pot intra în conflict sau pot concura cu oricare dintre afacerile actuale sau potențiale ale MBD.

Rețineți !

Puteți utiliza activele furnizate de MBD numai pentru uz personal ocazional. De asemenea, orice activitate externă aprobată pe care o întreprindeți nu poate interfera cu munca dumneavoastră la MBD și nu puteți utiliza informațiile de proprietate sau confidențiale ale MBD sau informațiile încredințate MBD de către cei cu care facem afaceri, în legătură cu astfel de activități.

Interesele financiare personale

Nu puteți avea interese financiare în organizații sau companii (publice sau private, mari sau restrânse) cu care MBD face afaceri, cum ar fi furnizori, clienți, concurenți sau parteneri de afaceri MBD, dacă interesul respectiv ar putea crea sau da aparența un conflict de interese cu MBD. Trebuie să vă consultați cu managerul dumneavoastră dacă credeți că oricare dintre investițiile dumneavoastră ridică probleme de conflict de interese. Nu vă sustrageți de la aceste restricții de investiții acționând indirect prin altcineva.

Familia și relațiile apropiate care lucrează în industrie

Legăturile strânse cu alții care lucrează în industrie – un soț, partener de familie, membru al familiei, prieten apropiat și altele asemenea – prezintă preocupări speciale de securitate, reglementare și confidențialitate. O astfel de relație personală ar putea duce la compromiterea accidentală a intereselor de afaceri ale MBD.

Dezvăluiți managerului dumneavoastră orice astfel de relație. Frecvent, comunicariler periodice și atenția pentru evitarea dezvăluirii accidentale a informațiilor sau activelor deținute sau confidențiale ale MBD sau ale unei alte părți vor ajuta la minimizarea riscurilor pentru interesele MBD. Cu toate acestea, în unele cazuri, poate fi necesară o schimbare a responsabilităților si atributiilor dvs. de muncă sau ale celeilalte persoane implicate.

Fluxuri de informații

Pentru implementarea Politicii de Etică în afaceri a MB Distribution și pentru ca măsurile în prevenirea și combaterea corupției să devina efective, acestea trebuie să conțină fluxuri de informații specifice pentru cunoașterea și identificarea la timp a celor mai semnificative situații în diversele țări în care MBD își desfășoară activitatea, și în particular:

MODIFICĂRI DE REGLEMENTARE: completări și modificări recente ale legilor și reglementărilor naționale, cu sublinierea principalelor modificări și atașarea documentelor utile pentru analiza corespunzătoare;
EDUCAȚIA ȘI CONȘTIENTIZAREA: conformitatea dintre planurile de instruire şi comunicare, așa cum sunt ele prevăzute, și unităţile organizaționale delegate în vederea diseminării şi furnizării de informaţii detaliate cu privire la legile şi regulile anticorupţie în vigoare, conținutul acestor documente și a celorlalte măsuri adoptate pentru implementarea de măsuri de protecție împotriva corupției;
POLITICA DE SEMNALARE: rapoarte sau alte experiențe utile referitoare la activitățile anticorupție în domeniile sensibile sau alte domenii;
AUDITURI: rezultatele auditurilor și/sau alte activități efectuate cu scopul de a preveni și detecta riscul corupției;
PROTECTIA IMPOTRIVA CORUPTIEI : constientizarea factorului uman cu privire la pericolul pe care il reprezenta proliferarea coruptiei in mediul de afaceri.

Data reviziei 19.12.2023: ADMINISTRATOR

CIURARIU ELENA

¹ United Nations Global Compact este un program de acţiune promovat de Organizaţia Naţiunilor Unite.

Scopul său este implicarea lumii afacerilor prin adoptarea a zece principii care acoperă următoarele domenii: drepturile omului, standardele muncii, protecţia mediului înconjurător şi lupta împotriva corupţiei.

² Transparency International (TI) este o asociaţie neguvernamentală şi non-profit a cărei misiune este combaterea corupţiei pe plan mondial. TI realizează Indicele anual de Percepţie a Corupţiei (IPC), un indicator concis care reprezintă nivelul de corupţie în numeroase ţări din jurul lumii.

³ “Intermediari si furnizori” se refera la persoane ce sunt in contact cu sau lucreaza intre doua sau mai multe parti comerciale. In scopul acestui document, acestia sunt considerati a fi agentii, reprezentantii, consultantii sau societatile de consultanta, revanzatorii, prestatorii de servicii, subcontractorii, subsidiarele, francizatii.

⁴ Cadouri si cheltuieli de recreere sunt definite ca orice bun, serviciu sau beneficiu furnizate unui tert in mod gratuit cu scopul de a transmite o imagine de sine si a activitatii sale pozitive in termeni de eficienta si organizare.

⁵ Limita legala a valorii moderate variaza de la tara la tara .

⁶ Activitatile promotionale si de sponsorizare sunt definite ca orice eveniment sau activitati organizate pentru a crea oportunitati de promovare a afacerii sau marcii in conformitate cu legislatia fiscala si de drept comun.

⁷ Acestea sunt definite ca un set de activitati si etape ce au ca rezultat angajarea de nou personal (atat personal cu functii de conducere cat si cu functii de executie), inclusiv angajatii temporari si stagiarii..

⁸ Plătile de facilitare sunt definite ca plăti efectuate catre Functionari Publici in scopul de a asigura sau accelera “activităti guvernamentale de rutina” ce trebuie să fie efectuate in beneficiul Companiei precum de exemplu: emiterea de autorizatii, licente sau alte documente oficiale, pregatirea de documente guvernamentale, precum vize sau autorizatii de munca, furnizarea de servicii de telecomunicatii, energie si apa, incarcare/descarcare de marfuri, sau protectia unor bunuri fragile/periculoase, planificarea inspectiilor referitoare la executarea contractelor de tranzitare de bunuri in tara.